El Protocolo Aplicado a Eventos

Contenidos

Protocolo en los Eventos

Según la Real Academia de la Lengua (RAE) el protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes.

Es un conjunto de reglas o una serie de instrucciones que se establecen por tradición o por convenio.

El protocolo nos indica como se debe actuar en ciertos procedimientos. De este modo, reúne una serie de conductas, acciones y técnicas que se consideran adecuadas para ciertas situaciones.

Se conoce, también, como protocolo las normas y reglas que definen el comportamiento adecuado en un evento social de cierta formalidad. De esta manera, el protocolo se asocia a lo que se conoce como etiqueta: usos y costumbres que se debe guardar en actos públicos. Por ejemplo: modos de vestirse, buenos modales, saludar con reverencia a una autoridad, respetar la puntualidad, etc…

En algunos países, que aún poseen un gobierno monárquico, se sigue el protocolo de una manera más estricta a diferencia de otros.

En la organización de eventos, el protocolo es una herramienta de comunicación fundamental para conseguir el éxito del proprio evento. Ya que el cuidar la imagen y los valores a transmitir es esencial para diferenciarse de la competencia y adquirir el valor comercial deseado en al realización del evento.

En la organización de un evento existen distintos tipos de protocolo: empresarial, religioso, cultural, militar, diplomático…

Los eventos empresariales pueden tener diferentes objetivos y formatos. Sin embargo, y a pesar de las diferencias, todos tienen una característica común, necesitan protocolo. La tipología del evento marcará el protocolo a seguir.

Cualquier evento se divide en tres fases: la organización previa, el evento en sí y el post-evento. Cada una de estas partes tiene sus propias particularidades.

Protocolo previo a la organización de un evento.

A la hora de organizar un evento, la primera norma básica es decidir el motivo para la organización del evento. Una vez que tenemos definido el sentido y objetivo del evento y para o que queremos llevar a cabo, en esta primera fase debemos tener en cuenta las siguientes acciones:

Lugar y horario:

Los eventos en espacios exteriores tienen un aire más informal que cualquier otro evento que se realize en un espacio interior (sala, salón, en un centro de congresos, teatro, etc…) El protocolo aplicado a cada evento será distinto.  Por otro lado, cuanto al horario, es importante mantener la puntualidad inicial y de cierre del evento, así como, durante el día en todo el programa del evento.

Infraestructura:

Es importante no descuidar de todo el detalle, como tal no debemos olvidar de hacer un listado de todo el material necesario (audio, sonido, video, atriles, folletos, presentaciones, etc…) para llevar a cabo el evento y evitar que nos olvidemos de algo en el día del evento. Debemos tener todo solicitado y listo antes del grande día.

Programa:

Antes que el evento tenga lugar, es importante diseñar y planear el programa del evento. Hacer un programa con todas las personas que van hablar y el tiempo de intervención de cada una. Es recomendable que la intervención de cada ponente no sea superior a una hora para no perder el interés del público. Por otro lado, y para evitar el conflicto entre los ponentes, es importante que todos tengan el mismo tiempo de duración para sus intervenciones.

Invitados:

Es importante saber el público que va asistir al evento y el número de invitados. Si es un evento particular con pocos invitados, unas 20 personas o menos, no es necesario hacer la invitación con mucho tiempo de antelación ni el envió de una invitación formal. Para eventos más formales, profesionales y con más de 20 invitados, es importante formular una invitación oficial en papel y enviarla con bastante tiempo de antelación.

Protocolo durante el evento.

El día de la realización del evento es el más importante. Como se va a desarrollar este día marcará el suceso o no del evento. Como tal, para asegurar que todo sale bien durante el día del evento es importante no descuidar de los siguientes detalles:

Anfitrión:

La persona responsable por la realización y organización del evento será la figura principal durante el evento. Como tal, el protocolo dicta que el anfitrión deberá recibir cada un de los invitados a su llegada así como despedirse de cada uno cuando el evento termina.

Recepción de los invitados:

Los invitados deben llegar entorno a unos 30min a 1 hora antes del inicio del evento/ceremonia. Esto permite darles la bienvenida y conducirles a su sitio donde se entregará el material necesario para acompañar el desarrollo del evento.

Comidas:

Sí el evento incluye una comida o una cena, hay dos formas de distribuir las mesas según el protocolo. Por un lado, el anfitrión se sienta en la cabecera de la mesa (método inglés) o, por otro lado, el anfitrión se sienta en el centro de la mesa (método francés). Los demás invitados se sentarán según su rango o cargo. Si desea saber más sobre la distribución de las mesas, aconsejo la lectura de este articulo.

Protocolo post-evento.

El trabajo de un organizador de un evento no termina con el fin del evento. En los días siguientes al termino del evento es importante cuidar de las siguientes funciones:

Encuesta:

Realizar una encuesta junto a los invitados para saber si el evento ha sido satisfactorio  o del gusto de los asistentes/invitados o no y entender si los objetivos impuestos fueron alcanzados.

Conclusiones:

Realizar un dossier con las conclusiones del evento y enviarlas a todos los asistentes.

Agradecimiento:

Enviar una nota de agradecimiento a cada invitado por su asistencia y participación en el evento.

Como podemos entender, el protocolo está siempre presente en el planeamiento y organización de un evento. Sea un evento informal, personal o un evento formal, más profesional.

No se debe descuidar las reglas y los procedimientos de la organización de cada evento.En MATERIA EFIMERA te podemos ayudar a organizar tu evento. Ponte en contacto con nosotros por teléfono o escribiendo un email. Estaremos encantados en ayudarte.

Si te ha gustado, compártelo:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on whatsapp
Ir arriba