Cómo organizar un evento con éxito

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Paso a paso, consejos para organizar un evento con éxito.

Tal como hemos visto en post anteriores, existen diversos tipos de eventos, las empresas suelen organizar un evento para gestionar y destacar acontecimientos como por ejemplo: el lanzamiento de un producto junto a sus clientes, un desayuno corporativo con la presencia de un periodista, una fiesta de final de año con sus colaboradores, la promoción de la apertura de una nueva marca, etc…

En el post de hoy queremos hablarte de la planificación y recomendaciones para la organización de un evento y como debes promover tu evento para poder sacar el máximo partido y que sea todo un éxito.

A la hora de organizar un evento piensa diferente, sé creativo. Debes marcar la diferencia, pues recuerda que la mayoría de tu público habrá asistido a decenas de eventos y debes destacar tu evento, hacer que sea inolvidable.

Importante, si no cuentas con la experiencia o el know-how para organizar tu propio evento, contrata un profesional o una empresa que desarrolle todos los puntos que conlleva la organización y planificación de un evento.

Nosotros te podemos ayudar.

Para organizar un evento con éxito, sigue estas tres etapas:

1| PRE-PRODUCCIÓN O PRE-EVENTO

En esta fase se trata de la planificación y de la preparación.

En esta primera etapa trabajamos varios aspectos, tales como, el briefing del evento, el objetivo del evento, la fecha, hora y local del evento, el listado de proveedores con quién vamos trabajar, definimos el presupuesto del evento y el listado de asistentes.

Briefing del evento

Esta es una medida común a todos los eventos.

Antes de empezar cualquier planificación, es importante desarrollar el briefing del evento.

Aquí se debe definir los objetivos, el presupuesto, el público objetivo, el número de asistentes, el local del evento, la fecha y hora del evento, el programa del evento y las características del tipo de evento a realizar (si una conferencia, una feria, un congreso, una exposición, etc.)

Un buen briefing es el instrumento para una buena gestión y dará la idea de lo que quiere el cliente.

Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión.

Quizas te interese saber como se desarrolla un buen briefing?

En este enlace podrás ampliar información: https://materiaefimera.com/consejos/brief-o-briefing-de-stands/2020/

Objetivos del evento

Es muy importante saber qué objetivos se esperan conseguir una vez se haya realizado el evento, cuál es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los asistentes.

Hay que tener los objetivos claros y muy bien definidos.

De manera que se asegure que la producción del evento va en coherencia con el objetivo final, es importante tener una reunión con todas las partes implicadas para que pueda transmitirnos sus expectativas.

Local y fecha del evento

Es un punto importante a la hora de plantearse cómo organizar un evento.

A lo hora de elegir un local se debe tener en cuenta una serie de aspectos, como las normas de funcionamiento del espacio, los accesos para asistentes y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción, las dimensiones, capacidad de almacenaje, etc.

En cuanto a la fecha, los días de la semana más favorables son los miércoles y los jueves. Importante que no coincida con ningún día especial: un festivo, o un partido de fútbol, una final de una competición, etc…

Presupuesto

Otro punto para organizar un evento con éxito. Es el presupuesto, este debe estar bien detallado y su estimación inicial se debe acercar lo más posible al balance final.

Antes de elaborar el presupuesto es recomendable hacer un listado de todos los servicios que se va a necesitar para la organización del evento: alquiler del local, audiovisuales, sonido, iluminación, catering, staff, material de registro, decoración, gráfica, material de promoción, equipo de montaje, etc…

El presupuesto debe ser lo más riguroso posible y así evitar sorpresas y gastos extras al final del evento, en este punto es importante dejar un margen presupuestario para hacer frente a algún imprevisto.

Asistentes

Los asistentes son la clave principal para el éxito del evento.

Es muy importante definir bien quién vas a invitar al evento y el número de asistentes que quieres tener en tu evento.

Debes conocer a tu público y adaptar el mensaje del evento a ellos.

Por norma, las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes conocerlos bien y proporcionarles una experiencia memorable.

Debes también intentar que los participantes socialicen y interactúen entre sí.

Promoción del evento

A la hora de organizar un evento con éxito, Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

Asegúrate de tener un sitio web atractivo e informativo sobre el evento.

Aprovecha el poder de las redes sociales para promocionar el evento antes de su celebración y para después de su realización.

Haz campañas en redes sociales como Facebook, Instagram o Linkedin.

Crea un hastag asociado a tu evento que sea trending topic de manera a promover en el evento antes, durante y después.

Debes hacer uso de los medios de comunicación y, también, visita a tus patrocinadores

2| DESARROLLO DEL EVENTO O EL DÍA DEL EVENTO:

Esta fase corresponde a la producción.

En esta etapa llevamos a cabo el montaje del evento y la realización del día del evento.

Se asiste al montaje del evento junto a los proveedores contratados, se elabora un plan de trabajo y se realiza varios ensayos para asegurar que todo está listo para el día D.

Montaje del evento

Igual de importante para organizar un evento con éxito. Es que supervises cada minuto del montaje del evento. Elabora un plan de trabajo y ten a mano el listado de proveedores y su contacto principal en caso de que necesites contactarlo.

Repasa todos los servicios con el responsable de cada servicio y haz pruebas de sonido, iluminación, de catering, etc…

Haz un programa con cada momento y actividad del evento.

Prepara un plan B para cada situación que pueda salir mal.

Ejecución del evento

Otro punto para organizar un evento con éxito, lo más importante es la coordinación de todos los agentes implicados durante la ejecución del mismo.

Ha llegado la hora de poner en práctica todo lo que se ha llevado a cabo durante la pre-producción del evento.

Intenta disfrutar de tu evento y de los asistentes, nunca olvidando las responsabilidades que conlleva la organización del día.

Haz videos durante el evento, entrevistas con expositores y asistentes. Luego se podrán colgar en la página web del evento, en las redes sociales  con el fin de enseñar lo que ha pasado durante el evento a todas las personas que no han podido asistido al evento.

Esto sirve también como promoción para la siguiente edición del evento.

3| POST-PRODUCCIÓN O POST-EVENTO:

Esta fase corresponde al desmontaje y donde se analiza los resultados obtenidos.

Desmontaje

Igual que en la fase de montaje, se debe hacer un acompañamiento de todo el desmontaje. Asegurar que se entrega el espacio tal como estaba.

Garantizar también que nada es olvidado en el espacio del evento y, evitar así, inconvenientes futuros.

Evaluación de los resultados

La mejor herramienta para medir el resultado del evento y el retorno de la inversión esperada, es enviar una encuesta a todos los participantes solicitando su opinión y feedback sobre el evento.

Teniendo en cuenta que vivimos en un mundo tecnológico, es más rápido y económico hacer una pequeña encuesta online.

Agradecimientos

Imprescindible no descuidar o olvidar este punto.

Debes enviar un email a cada asistente, patrocinador y proveedor agradeciendo su presencia y participación en el evento. Sin ellos el evento no sería posible.

Por norma, junto con el email de agradecimiento, se adjunta fotos o un video del evento.

Espero que te haya gustado este post de cómo organizar un evento con éxito y que te sirva de ayuda para tu próximo evento.

En MATERIA EFIMERA, te podemos ayudar con tu evento.  Escríbenos y dinos lo que necesitas.

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