El protocol aplicat a esdeveniments

Contenidos

Protocol en esdeveniments

Segons la Reial Acadèmia de la Llengua Espanyola (RAE) el protocol és un conjunt de regles establertes per la norma o el costum per a cerimònies oficials o solemnes i actes.

Es tracta d’un conjunt de regles o d’una sèrie d’instruccions que s’estableixen per tradició o per Pacte.

El protocol ens indica com actuar en determinats procediments. D’aquesta manera, es recull una sèrie de comportaments, accions i tècniques que es consideren adequades per a determinades situacions.

També es coneix com a protocol les regles i regles que defineixen el comportament adequat en un esdeveniment social d’una certa formalitat. D’aquesta manera, el protocol s’associa amb el que es coneix com etiqueta: usos i costums que han de ser mantinguts en actes públics. Per exemple: formes de vestir, bones maneres, felicitació amb reverència a una autoritat, respectant la puntualitat, etc…

En alguns països, que encara tenen un govern monàrquic, el protocol és seguit més estrictament a diferència d’altres.

En l’ organització d’esdeveniments,el protocol és una eina de comunicació fonamental per aconseguir l’èxit de l’esdeveniment en si. Atès que cuidar la imatge i els valors a transmetre és imprescindible diferenciar-se de la competència i adquirir el valor comercial desitjat en la realització de l’esdeveniment.

En l’organització d’un esdeveniment existeixen diferents tipus de protocols: empresarials, religiosos, culturals, militars, diplomàtics,…

Els esdeveniments d’ empresa poden tenir diferents objectius i formats. No obstant això, i malgrat les diferències, tots ells tenen una característica comuna, que necessiten protocol. La tipologia de l’esdeveniment marcarà el protocol a seguir.

Qualsevol esdeveniment es divideix en tres fases: l’organització anterior, l’esdeveniment en si, i el post-esdeveniment. Cadascuna d’aquestes parts té les seves pròpies particularitats.

Protocol de pre-organització per a un esdeveniment.

En organitzar un esdeveniment, la primera regla bàsica és decidir el motiu de l’organització de l’esdeveniment. Una vegada que hem definit el significat i l’objectiu de l’esdeveniment i perquè o el que volem dur a terme, en aquesta primera fase hem de tenir en compte les següents accions:

Lloc i hora:

Els esdeveniments en espais exteriors tenen un aire més informal que qualsevol altre esdeveniment que tingui lloc en un espai interior (sala, sala, centre de congressos, teatre, etc…) El protocol aplicat a cada esdeveniment serà diferent. D’altra banda, pel que es refereix a l’horari, és important mantenir la puntualitat inicial i el tancament de l’esdeveniment, així com, durant el dia durant tot el programa de l’esdeveniment.

Infraestructura:

És important no descuidar tot el detall, com a tal no hem d’oblidar-nos de fer una llista de tot el material necessari (àudio, so, vídeo, faristols, fullets, presentacions, etc…) per dur a terme l’esdeveniment i evitar que ens oblidem d’alguna cosa el dia de l’esdeveniment. Hem de tenir tot el sol·licitat i llest abans del gran dia.

Programa:

Abans de l’esdeveniment té lloc, és important dissenyar i planificar el calendari d’esdeveniments. Fer un programa amb totes les persones que parlaran i el temps d’intervenció de cada un. Es recomana que el discurs de cada ponent no superi una hora per no perdre l’interès públic. D’altra banda, i amb la finalitat d’evitar conflictes entre els ponent, és important que tothom tingui la mateixa durada per a les seves intervencions.

Clients:

És important conèixer el públic que assistirà a l’esdeveniment i el nombre de convidats. Si es tracta d’un esdeveniment particular amb pocs convidats, d’unes 20 persones o menys, no és necessari fer la invitació per endavant o enviar una invitació formal. Per a esdeveniments més formals i professionals amb més de 20 convidats, és important formular una invitació oficial de paper i enviar-la amb molt d’antelació.

Protocol durant l’esdeveniment.

El dia de l’esdeveniment és el més important. Com es desplegarà aquest dia es marcarà l’esdeveniment o no de l’esdeveniment. Com a tal, per assegurar que tot surti bé durant el dia de l’esdeveniment és important no descuidar els següents detalls:

Amfitrió:

La persona responsable de la realització i organització de l’esdeveniment serà la figura principal durant l’esdeveniment. Com a tal, el protocol determina que l’amfitrió ha de rebre cada un dels convidats en arribar, així com acomiadar a cada un quan finalitzi l’esdeveniment.

Recepció de convidats:

Els clients han d’arribar al voltant de 30min a 1 hora abans de l’inici de l’esdeveniment/cerimònia. Això li permet donar-los la benvinguda i dirigir-los al seu lloc on es lliurarà el material necessari per acompanyar el desenvolupament de l’esdeveniment.

Àpats:

Si l’esdeveniment inclou un àpat o un sopar, hi ha dues maneres de distribuir les taules segons el protocol. D’una banda, l’hoste es troba al capdavant de la taula (mètode anglès) o, d’altra banda, l’hoste es troba al centre de la taula (mètode francès). Els altres clients s’asseuran segons el seu rang o posició. Si voleu saber més sobre la distribució de les taules, us aconsello llegir aquest article.

Protocol post-esdeveniment.

El treball d’un organitzador d’esdeveniments no acaba amb el final de l’esdeveniment. En els dies següents a la finalització de l’esdeveniment és important tenir cura de les funcions següents:

Enquesta:

Realitzar una enquesta amb els convidats per saber si l’esdeveniment ha estat satisfactori o el gust dels assistents/convidats o no i entendre si es van aconseguir els objectius imposats.

Conclusions:

Fes un dossier amb les conclusions de l’esdeveniment i envia’ls a tots els assistents.

Gràcies:

Envia una nota d’agraïment a cada convidat per la seva assistència i participació en l’esdeveniment.

Com podem entendre, el protocol està sempre present en la planificació i organització d’un esdeveniment. Tant si es tracta d’un esdeveniment informal, personal o un esdeveniment formal més professional.

Les regles i els procediments de l’organització de cada esdeveniment no han de ser negligits. A MATERIA EFÍMERA podem ajudar-te a organitzar el teu esdeveniment. Contacti amb nosaltres per telèfon o escrivint un correu electrònic. Estarem encantats d’ajudar-te.

Si te ha gustado, compártelo:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on whatsapp
Scroll to Top