Pas a pas, consells per organitzar un esdeveniment d’èxit.
Com hem vist en posts anteriors, hi ha diversos tipus d’esdeveniments, les empreses solen organitzar un esdeveniment per gestionar i ressaltar esdeveniments com: el llançament d’un producte amb els seus clients, un esmorzar corporatiu amb la presència d’un periodista, una festa de cap d’any amb els seus col·laboradors, la promoció de l’obertura d’una nova marca Etc…
En el post d’avui volem parlar-vos sobre la planificació i les recomanacions per a l’organització d’un esdeveniment i com heu de promocionar el vostre esdeveniment per tal d’aprofitar i fer-ne un èxit.
Quan es tracta d’organitzar un esdeveniment pensi de manera diferent, sigui creatiu. Has de fer una diferència, perquè recorda que la majoria del teu públic haurà assistit a desenes d’esdeveniments i hauràs de destacar el teu esdeveniment, fer-lo inoblidable.
Important, si no tens l’experiència o saber fer per organitzar el teu propi esdeveniment, contracta un professional o una empresa que desenvolupi tots els punts que vénen amb l’organització i planificació d’un esdeveniment.
Podem ajudar-te.
Per acollir un esdeveniment amb èxit, segueix aquestes tres etapes:
1r pre-producció o pre-esdeveniment
En aquesta etapa es tracta de planificació i preparació.
En aquesta primera fase treballem diversos aspectes, com, el briefing de l’esdeveniment, l’objectiu de l’esdeveniment, la data, hora i local de l’esdeveniment, la llista de proveïdors amb qui treballarem, definim el pressupost de l’esdeveniment i la llista d’assistents.
Briefing d’esdeveniments
Aquesta és una mesura comuna a tots els esdeveniments.
Abans de començar qualsevol planificació, és important desenvolupar el briefing de l’esdeveniment.
Aquí s’han de definir els objectius, el pressupost, el públic objectiu, el nombre d’assistents, el lloc de l’esdeveniment, la data i l’hora de l’esdeveniment, el programa de l’esdeveniment i les característiques del tipus d’esdeveniment que se celebrarà (si és una conferència, una fira, un Congrés, una exposició, etc.)
Una bona sessió informativa és l’instrument per a una bona gestió i donarà la idea del que el client vol.
Establiu objectius i mètodes clars per mesurar l’èxit i el retorn de la inversió.
Potser li interessaria saber com es desplega un bon briefing?
En aquest enllaç pots aprendre més: https://materiaefimera.com/consejos/brief-o-briefing-de-stands/2020/
Objectius de l’esdeveniment
És molt important saber quins objectius s’han d’assolir un cop celebrat l’esdeveniment, quina és la seva filosofia i el missatge que vol transmetre als assistents.
Has de tenir uns objectius clars i molt ben definits.
Així que assegureu-vos que la producció de l’esdeveniment és coherent amb l’objectiu final, és important tenir una reunió amb totes les parts implicades perquè pugui transmetre les seves expectatives a nosaltres.
Lloc i data de l’esdeveniment
És un punt important quan es considera com organitzar un esdeveniment.
A l’escollir un espai s’ha de tenir en compte una sèrie d’aspectes com els estàndards operatius espacials, l’accés per als assistents i els vehicles, la disponibilitat de materials de producció, les dimensions, la capacitat d’emmagatzematge, etc.
Quant a la data, els dies laborables més favorables són els dimecres i dijous. Important que no coincideix amb cap dia especial: unes vacances, o un partit de futbol, una final d’una competició, etc…
Pressupost
Un altre punt per organitzar un esdeveniment d’èxit. És el pressupost, això ha de ser ben detallat i la seva estimació inicial ha de ser el més estreta possible al balanç final.
Abans de preparar el pressupost és aconsellable fer una llista de tots els serveis que seran necessaris per a l’organització de l’esdeveniment: lloguer de locals, audiovisuals, so, il·luminació, càtering, personal, material de registre, decoració, gràfic, material promocional, equips de muntatge, etc…
El pressupost ha de ser el més rigorós possible i així evitar sorpreses i despeses extres al final de l’esdeveniment, en aquest punt és important deixar un marge pressupostari per fer front a alguns imprevistos.
Assistents
Els assistents són la clau principal per a l’èxit de l’esdeveniment.
És molt important definir bé qui convidarà a l’esdeveniment i el nombre d’assistents que vols tenir en el teu esdeveniment.
Heu de conèixer el vostre públic i adaptar-lo al missatge de l’esdeveniment.
Per regla general, les persones que assisteixen al seu esdeveniment són els seus clients, per la qual cosa ha de conèixer bé i proporcionar-los una experiència memorable.
També ha de tractar de tenir els participants socialitzar i interactuar entre si.
Promoció de l’esdeveniment
Quan es tracta d’organitzar amb èxit un esdeveniment, Internet és l’eina de màrqueting més poderosa a la seva disposició.
Assegureu-vos de tenir un lloc web atractiu i informatiu sobre l’esdeveniment.
Aprofitar el poder de les xarxes socials per promoure l’esdeveniment abans que se celebri i després que se celebri.
Campanya a les xarxes socials com Facebook, Instagram o LinkedIn.
Crea una UPG associada al teu esdeveniment que està tendències topic d’una manera de promocionar en l’esdeveniment abans, durant i després.
Vostè ha de fer ús dels mitjans de comunicació i també visitar els seus patrocinadors
2. DESENVOLUPAMENT de l’ esdeveniment o dia d’esdeveniments:
Aquesta fase correspon a la producció.
En aquesta etapa realitzem el muntatge de l’esdeveniment i la realització del dia de l’esdeveniment.
L’esdeveniment s’acobla juntament amb els proveïdors contractats, es prepara un pla de treball i es duen a terme diversos assaigs per assegurar que tot està llest per al dia D.
Muntatge de l’esdeveniment
Igual d’important per organitzar un esdeveniment d’ èxit. És només que superviseu cada minut de l’Assemblea d’esdeveniments. Prepareu un pla de treball i tingui a mà la llista de proveïdors i el seu principal contacte en cas que necessiti posar-se en contacte amb vostè.
Revisa tots els serveis amb la persona responsable de cada servei i prova so, il·luminació, càtering, etc…
Fes un programa amb cada moment i activitat de l’esdeveniment.
Prepareu un pla B per a cada situació que pugui anar malament.
Execució de l’esdeveniment
Un altre punt per organitzar un esdeveniment amb èxit, el més important és la coordinació de tots els agents implicats durant l’execució de l’esdeveniment.
Ha arribat el moment de posar en pràctica tot el que s’ha dut a terme durant la pre-producció de l’esdeveniment.
Intenta gaudir del teu esdeveniment i dels assistents, sense oblidar mai les responsabilitats que vénen amb l’organització del dia.
Realitza vídeos durant l’esdeveniment, entrevistes amb expositors i assistents. A continuació, es poden publicar en el lloc web de l’esdeveniment, a les xarxes socials per tal de mostrar el que va succeir durant l’esdeveniment a totes les persones que no han pogut assistir a l’esdeveniment.
Això també serveix com a promoció per a la pròxima edició de l’esdeveniment.
3r post-producció o post-esdeveniment:
Aquesta fase correspon al desmuntatge i on s’analitzen els resultats obtinguts.
Desmuntatge
Com en la fase de muntatge, s’ha de fer un acompanyament de tot el desmuntatge. Assegurar-se que l’espai es lliura com era.
També assegureu-vos que no hi ha res oblidat en l’espai de l’esdeveniment i així evitar molèsties futures.
Avaluació de resultats
La millor eina per mesurar el resultat de l’esdeveniment i el retorn esperat de la inversió és enviar una enquesta a tots els participants que sol·licitin la seva opinió i retroalimentació sobre l’esdeveniment.
Tenint en compte que vivim en un món tecnològic, és més ràpid i més barat fer una petita enquesta en línia.
Gràcies
Imprescindible per no descuidar o oblidar aquest punt.
Heu d’enviar un correu electrònic a cada assistent, patrocinador i proveïdor agraint la seva presència i participació en l’esdeveniment. Sense ells l’esdeveniment no seria possible.
Com a regla general, juntament amb l’agraïment per correu electrònic, fotos o un vídeo de l’esdeveniment s’adjunten.
Espero que t’hagi agradat aquest post sobre com organitzar un esdeveniment amb èxit i que l’ajudarà per al seu pròxim esdeveniment.
A materia EFIMERApodem ajudar-te en el teu esdeveniment. Escriu-nos i explica’ns què necessites.
