O Protocolo Aplicado a Eventos

Contenidos

Protocolo en Eventos

Segundo a Real Academia de la Lengua Española (RAE) o protocolo é un conxunto de regras establecidas por norma ou costume para cerimonias e actos oficiais ou solemnes.

É un conxunto de regras ou unha serie de instrucións que se establecen por tradición ou por acordo.

O protocolo dinos como actuar en determinados procedementos. Deste xeito, reúne unha serie de comportamentos, accións e técnicas que se consideran adecuadas para determinadas situacións.

Tamén se coñecen como protocolo as normas e regras que definen un comportamento adecuado nun acontecemento social de certa formalidade. Deste xeito, o protocolo está asociado ao que se coñece como etiqueta: usos e costumes que se deben manter nos eventos públicos. Por exemplo: formas de vestir, boas maneiras, saudar a unha autoridade con reverencia, respectar a puntualidade, etc …

Nalgúns países, que aínda teñen un goberno monárquico, o protocolo séguese dun xeito máis estrito a diferenza doutros.

Na organización de eventos, o protocolo é unha ferramenta fundamental de comunicación para conseguir o éxito do propio evento. Xa que coidar a imaxe e os valores que se deben transmitir é fundamental para diferenciarse da competencia e adquirir o valor comercial desexado na realización do evento.

Na organización dun evento hai diferentes tipos de protocolo: empresarial, relixioso, cultural, militar, diplomático …

Os eventos empresariais poden ter diferentes obxectivos e formatos. Non obstante, a pesar das diferenzas, todos teñen unha característica común, precisan un protocolo. O tipo de evento definirá o protocolo a seguir.

Calquera evento divídese en tres fases: a preorganización, o propio evento e o post-evento. Cada unha destas partes ten as súas propias peculiaridades.

Protocolo previo á organización dun evento.

Ao organizar un evento, a primeira regra básica é decidir o motivo da organización do evento. Unha vez definidos o significado e o obxectivo do evento e para o que queremos levar a cabo, nesta primeira fase debemos ter en conta as seguintes accións:

Lugar e hora:

Os eventos en espazos exteriores teñen un aire máis informal que calquera outro evento que ten lugar nun espazo interior (salón, salón, nun centro de congresos, teatro, etc.) O protocolo aplicado a cada evento será diferente. Por outra banda, no que respecta á programación, é importante manter a puntualidade inicial e pechadora do evento, así como durante o día durante todo o programa do evento.

Infraestructura:

É importante non descoidar todos os detalles, como tal non debemos esquecer facer unha lista de todo o material necesario (audio, son, vídeo, stands musicais, folletos, presentacións, etc …) para levar a cabo o evento e evitar esquecemos algo o día do evento. Debemos ter todo solicitado e listo antes do día grande.

Programa:

Antes de que o evento teña lugar, é importante deseñar e planificar o programa de eventos. Fai un programa con todas as persoas que vaian falar e o tempo de intervención de cada un. Recoméndase que a intervención de cada orador non supere unha hora para non perder o interese do público. Por outra banda, e para evitar o conflito entre os falantes, é importante que todos teñan a mesma duración para as súas intervencións.

Convidados:

É importante coñecer a audiencia que asistirá ao evento e o número de convidados. Se se trata dun evento privado con poucos invitados, aproximadamente 20 persoas ou menos, non é necesario facer a invitación con antelación nin enviar unha invitación formal. Para eventos profesionais máis formais e con máis de 20 convidados, é importante formular unha invitación en papel oficial e envialo con antelación.

Protocolo durante o evento.

O día do evento é o máis importante. Como terá lugar este día marcará o éxito do evento. Así, para asegurarse de que todo vai ben durante o día do evento, é importante non descoidar os seguintes detalles:

Anfitrión:

A persoa responsable da realización e organización do evento será a figura principal durante o evento. Así, o protocolo dita que o anfitrión debe recibir a cada un dos hóspedes á súa chegada, así como despedirse de cada un cando remate o evento.

Recepción dos convidados:

Os convidados deben chegar arredor de 30 minutos a 1 hora antes do comezo do acto / cerimonia. Isto permítelles acollelos e conducilos ao seu sitio onde se entregará o material necesario para acompañar o desenvolvemento do evento.

Xantares:

Se o evento inclúe un xantar ou unha cea, hai dúas formas de distribuír as táboas segundo o protocolo. Por un lado, o anfitrión está á cabeza da táboa (método inglés) ou, por outro lado, o anfitrión sitúase no centro da táboa (método francés). Os demais convidados estarán sentados segundo o seu rango ou posición. Se queres saber máis sobre a distribución das táboas, recomendo ler este artigo.

Protocolo post-evento.

O traballo dun organizador de eventos non remata coa finalización do evento. Nos días seguintes ao final do evento, é importante coidar das seguintes funcións:

Enquisa:

Realiza unha enquisa cos convidados para saber se o evento foi satisfactorio ou para o gusto dos asistentes / invitados ou non e para comprender se se conseguiron os obxectivos marcados.

Conclusións:

Fai un dossier coas conclusións do evento e envialas a todos os asistentes.

Agradecemento:

Envíe unha nota de agradecemento a cada invitado pola súa asistencia e participación no evento.

Como podemos comprender, o protocolo está sempre presente na planificación e organización dun evento. Sexa un evento informal, persoal ou un evento formal máis profesional.

Non se deben descoidar as regras e procedementos da organización de cada evento.En MATERIA EFÍMERA podemos axudarche a organizar o teu evento. Póñase en contacto connosco por teléfono ou escribindo un correo electrónico. Estaremos encantados de axudarche.

Si te ha gustado, compártelo:

Scroll ao inicio
MATERIA EFÍMERA
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.