Protocolo en Eventos
Segundo a Real Academia de la Lengua Española (RAE) o protocolo é un conxunto de regras establecidas por norma ou costume para cerimonias e actos oficiais ou solemnes.
É un conxunto de regras ou unha serie de instrucións que se establecen por tradición ou por acordo.
O protocolo dinos como actuar en determinados procedementos. Deste xeito, reúne unha serie de comportamentos, accións e técnicas que se consideran adecuadas para determinadas situacións.
Tamén se coñecen como protocolo as normas e regras que definen un comportamento adecuado nun acontecemento social de certa formalidade. Deste xeito, o protocolo está asociado ao que se coñece como etiqueta: usos e costumes que se deben manter nos eventos públicos. Por exemplo: formas de vestir, boas maneiras, saudar a unha autoridade con reverencia, respectar a puntualidade, etc …
Nalgúns países, que aínda teñen un goberno monárquico, o protocolo séguese dun xeito máis estrito a diferenza doutros.
Na organización de eventos, o protocolo é unha ferramenta fundamental de comunicación para conseguir o éxito do propio evento. Xa que coidar a imaxe e os valores que se deben transmitir é fundamental para diferenciarse da competencia e adquirir o valor comercial desexado na realización do evento.
Na organización dun evento hai diferentes tipos de protocolo: empresarial, relixioso, cultural, militar, diplomático …
Os eventos empresariais poden ter diferentes obxectivos e formatos. Non obstante, a pesar das diferenzas, todos teñen unha característica común, precisan un protocolo. O tipo de evento definirá o protocolo a seguir.
Calquera evento divídese en tres fases: a preorganización, o propio evento e o post-evento. Cada unha destas partes ten as súas propias peculiaridades.
Protocolo previo á organización dun evento.
Ao organizar un evento, a primeira regra básica é decidir o motivo da organización do evento. Unha vez definidos o significado e o obxectivo do evento e para o que queremos levar a cabo, nesta primeira fase debemos ter en conta as seguintes accións:
Lugar e hora:
Os eventos en espazos exteriores teñen un aire máis informal que calquera outro evento que ten lugar nun espazo interior (salón, salón, nun centro de congresos, teatro, etc.) O protocolo aplicado a cada evento será diferente. Por outra banda, no que respecta á programación, é importante manter a puntualidade inicial e pechadora do evento, así como durante o día durante todo o programa do evento.
Infraestructura:
É importante non descoidar todos os detalles, como tal non debemos esquecer facer unha lista de todo o material necesario (audio, son, vídeo, stands musicais, folletos, presentacións, etc …) para levar a cabo o evento e evitar esquecemos algo o día do evento. Debemos ter todo solicitado e listo antes do día grande.
Programa:
Antes de que o evento teña lugar, é importante deseñar e planificar o programa de eventos. Fai un programa con todas as persoas que vaian falar e o tempo de intervención de cada un. Recoméndase que a intervención de cada orador non supere unha hora para non perder o interese do público. Por outra banda, e para evitar o conflito entre os falantes, é importante que todos teñan a mesma duración para as súas intervencións.
Convidados:
É importante coñecer a audiencia que asistirá ao evento e o número de convidados. Se se trata dun evento privado con poucos invitados, aproximadamente 20 persoas ou menos, non é necesario facer a invitación con antelación nin enviar unha invitación formal. Para eventos profesionais máis formais e con máis de 20 convidados, é importante formular unha invitación en papel oficial e envialo con antelación.
Protocolo durante o evento.
O día do evento é o máis importante. Como terá lugar este día marcará o éxito do evento. Así, para asegurarse de que todo vai ben durante o día do evento, é importante non descoidar os seguintes detalles:
Anfitrión:
A persoa responsable da realización e organización do evento será a figura principal durante o evento. Así, o protocolo dita que o anfitrión debe recibir a cada un dos hóspedes á súa chegada, así como despedirse de cada un cando remate o evento.
Recepción dos convidados:
Os convidados deben chegar arredor de 30 minutos a 1 hora antes do comezo do acto / cerimonia. Isto permítelles acollelos e conducilos ao seu sitio onde se entregará o material necesario para acompañar o desenvolvemento do evento.
Xantares:
Se o evento inclúe un xantar ou unha cea, hai dúas formas de distribuír as táboas segundo o protocolo. Por un lado, o anfitrión está á cabeza da táboa (método inglés) ou, por outro lado, o anfitrión sitúase no centro da táboa (método francés). Os demais convidados estarán sentados segundo o seu rango ou posición. Se queres saber máis sobre a distribución das táboas, recomendo ler este artigo.
Protocolo post-evento.
O traballo dun organizador de eventos non remata coa finalización do evento. Nos días seguintes ao final do evento, é importante coidar das seguintes funcións:
Enquisa:
Realiza unha enquisa cos convidados para saber se o evento foi satisfactorio ou para o gusto dos asistentes / invitados ou non e para comprender se se conseguiron os obxectivos marcados.
Conclusións:
Fai un dossier coas conclusións do evento e envialas a todos os asistentes.
Agradecemento:
Envíe unha nota de agradecemento a cada invitado pola súa asistencia e participación no evento.
Como podemos comprender, o protocolo está sempre presente na planificación e organización dun evento. Sexa un evento informal, persoal ou un evento formal máis profesional.
Non se deben descoidar as regras e procedementos da organización de cada evento.En MATERIA EFÍMERA podemos axudarche a organizar o teu evento. Póñase en contacto connosco por teléfono ou escribindo un correo electrónico. Estaremos encantados de axudarche.
