Paso a paso, consellos para organizar un evento con éxito.
Tal como vimos en post anteriores, existen diversos tipos de eventos, as empresas adoitan organizar un evento para xestionar e destacar acontecementos por exemplo: o lanzamento dun produto xunto aos seus clientes, un almorzo corporativo coa presenza dun xornalista, unha festa de final de ano cos seus colaboradores, a promoción da apertura dunha nova marca, etc…
No post de hoxe queremos falarche da planificación e recomendacións para a organización dun evento e como debes promover o teu evento para poder sacar o máximo partido e que sexa todo un éxito.
Á hora de organizar un evento pensa diferente, sé creativo. Debes marcar a diferenza, pois lembra que a maioría do teu público asistiría a decenas de eventos e debes destacar o teu evento, facer que sexa inesquecible.
Importante, se non contas coa experiencia ou o know-how para organizar o teu propio evento, contrata un profesional ou unha empresa que desenvolva todos os puntos que leva a organización e planificación dun evento.
Nós podémosche axudar.
Para organizar un evento con éxito, segue este tres etapas:
1| PRE-PRODUCCIÓN OU PRE-EVENTO
Nesta fase trátase da planificación e da preparación.
Nesta primeira etapa traballamos varios aspectos, tales como, o briefing do evento, o obxectivo do evento, a data, hora e local do evento, a listaxe de provedores con quen imos traballar, definimos o orzamento do evento e a listaxe de asistentes.
Briefing do evento
Esta é unha medida común a todos os eventos.
Antes de empezar calquera planificación, é importante desenvolver o briefing do evento.
Aquí débese definir os obxectivos, o orzamento, o público obxectivo, o número de asistentes, o local do evento, a data e hora do evento, o programa do evento e as características do tipo de evento a realizar (se unha conferencia, unha feira, un congreso, unha exposición, etc.)
Un bo briefing é o instrumento para unha boa xestión e dará a idea do que quere o cliente.
Establece metas e métodos claros para medir o éxito e o retorno sobre o investimento.
Quizas interésache saber como se desenvolve un bo briefing?
Nesta ligazón poderás ampliar información: https://materiaefimera.com/consejos/brief-o-briefing-de-stands/2020/
Obxectivos do evento
É moi importante saber que obxectivos espéranse conseguir unha vez realizouse o evento, cal é a súa filosofía e a mensaxe que quere transmitir aos asistentes.
Hai que ter os obxectivos claros e moi ben definidos.
De maneira que se asegure que a produción do evento vai en coherencia co obxectivo final, é importante ter unha reunión con todas as partes implicadas para que poida transmitirnos as súas expectativas.
Local e data do evento
É un punto importante á hora de exporse como organizar un evento.
Ao hora de elixir un local débese ter en conta unha serie de aspectos, como as normas de funcionamento do espazo, os accesos para asistentes e vehículos, a dispoñibilidade de materiais de produción, as dimensións, capacidade de almacenaxe, etc.
En canto á data, os días da semana máis favorables son os mércores e os xoves. Importante que non coincida con ningún día especial: un festivo, ou un partido de fútbol, unha final dunha competición, etc…
Orzamento
Outro punto para organizar un evento con éxito. É o orzamento, este debe estar ben detallado e a súa estimación inicial débese achegar o máis posible ao balance final.
Antes de elaborar o orzamento é recomendable facer unha listaxe de todos os servizos que se vai a necesitar para a organización do evento: aluguer do local, audiovisuais, son, iluminación, catering, staff, material de rexistro, decoración, gráfica, material de promoción, equipo de montaxe, etc…
O orzamento debe ser o máis rigoroso posible e así evitar sorpresas e gastos extras ao final do evento, neste punto é importante deixar unha marxe orzamentaria para facer fronte a algún imprevisto.
Asistentes
Os asistentes son a clave principal para o éxito do evento.
É moi importante definir ben quen vas convidar ao evento e o número de asistentes que queres ter no teu evento.
Debes coñecer ao teu público e adaptar a mensaxe do evento a eles.
Por norma, as persoas que asisten ao teu evento son os teus clientes, así que debes coñecelos ben e proporcionarlles unha experiencia memorable.
Debes tamén tentar que os participantes socialicen e interactúen entre si.
Promoción do evento
Á hora de organizar un evento con éxito, Internet é a ferramenta de mercadotecnia máis poderosa que tes á túa disposición.
Asegúrate de ter un sitio web atractivo e informativo sobre o evento.
Aproveita o poder das redes sociais para promocionar o evento antes da súa celebración e para despois da súa realización.
Fai campañas en redes sociais como Facebook, Instagram ou Linkedin.
Crea un hastag asociado ao teu evento que sexa trending topic de maneira a promover no evento antes, durante e despois.
Debes facer uso dos medios de comunicación e, tamén, visita aos teus patrocinadores
2| DESENVOLVEMENTO DO EVENTO OU DÍA DO EVENTO:
Esta fase corresponde á produción.
Nesta etapa levamos a cabo a montaxe do evento e a realización do día do evento.
Asistir á montaxe do evento xunto aos provedores contratados, elabórase un plan de traballo e realízase varios ensaios para asegurar que todo está listo para o día D.
Montaxe do evento
Igual de importante para organizar un evento con éxito. É que supervises cada minuto da montaxe do evento. Elabora un plan de traballo e ten a man a listaxe de provedores e o seu contacto principal no caso de que necesites contactalo.
Repasa todos os servizos co responsable de cada servizo e feixe probas de son, iluminación, de catering, etc…
Fai un programa con cada momento e actividade do evento.
Prepara un plan B para cada situación que poida saír mal.
Execución do evento
Outro punto para organizar un evento con éxito, o máis importante é a coordinación de todos os axentes implicados durante a execución do mesmo.
Chegou a hora de pór en práctica todo o que se levou a cabo durante a pre-produción do evento.
Tenta gozar do teu evento e dos asistentes, nunca esquecendo as responsabilidades que leva a organización do día.
Fai vídeos durante o evento, entrevistas con expositores e asistentes. Logo poderanse colgar na páxina web do evento, nas redes sociais co fin de ensinar o que pasou durante o evento a todas as persoas que non puideron asistido ao evento.
Isto serve tamén como promoción para a seguinte edición do evento.
3| POST-PRODUCCIÓN OU POST-EVENTO:
Esta fase corresponde ao desmonte e onde se analiza os resultados obtidos.
Desmontaxe
Igual que na fase de montaxe, débese facer un acompañamento de todo o desmonte. Asegurar que se entrega o espazo tal como estaba.
Garantir tamén que nada é esquecido no espazo do evento e, evitar así, inconvenientes futuros.
Avaliación dos resultados
A mellor ferramenta para medir o resultado do evento e o retorno do investimento esperado, é enviar unha enquisa a todos os participantes solicitando a súa opinión e feedback sobre o evento.
Tendo en conta que vivimos nun mundo tecnolóxico, é máis rápido e económico facer unha pequena enquisa online.
Agradecementos
Imprescindible non descoidar ou esquecer este punto.
Debes enviar un email a cada asistente, patrocinador e provedor agradecendo a súa presenza e participación no evento. Sen eles o evento non sería posible.
Por norma, xunto co email de agradecemento, se adxunta fotos ou un vídeo do evento.
Espero que che gustase este post sobre como organizar un evento con éxito e que che sirva de axuda para o teu próximo evento.
En MATERIA EFIMERA, podémosche axudar co teu evento. Escríbenos e dinos o que necesitas.
