Protocolo em Eventos
De acordo com a Royal Academy of Spanish Language (RAE), o protocolo é um conjunto de regras estabelecidas por norma ou costume para cerimónias e atos oficiais ou solenes.
É um conjunto de regras ou uma série de instruções que são estabelecidas pela tradição ou por pacto.
O protocolo diz-nos como agir em certos procedimentos. Desta forma, reúne uma série de comportamentos, ações e técnicas que são considerados adequados para determinadas situações.
É também conhecido como protocolo as regras e normas que definem o comportamento adequado em um evento social de uma certa formalidade. Desta forma, o protocolo está associado ao que é conhecido como etiqueta: usos e costumes que devem ser mantidos em atos públicos. Por exemplo: formas de vestir, boas maneiras, saudação com reverência a uma autoridade, respeitar a pontualidade, etc…
Em alguns países, que ainda têm um governo monárquico, o protocolo é seguido de forma mais rigorosa, ao contrário de outros.
Na organização de eventos, o protocolo é uma ferramenta fundamental de comunicação para alcançar o sucesso do próprio evento. Uma vez que cuidar da imagem e dos valores a transmitir é essencial para diferenciar-se da concorrência e adquirir o valor comercial desejado na realização do evento.
Na organização de um evento existem diferentes tipos de protocolo: negócios, religiosos, culturais, militares, diplomáticos…
Os eventos de negócios podem ter objetivos e formatos diferentes. No entanto, e apesar das diferenças, todos têm uma característica comum, precisam de protocolo. A tipologia do evento marcará o protocolo a seguir.
Qualquer evento é dividido em três fases: a organização anterior ao evento, o próprio dia do evento e o pós-evento. Cada uma destas partes tem as suas próprias particularidades.
Protocolo de pré-organização de um evento.
Ao organizar um evento, a primeira regra básica é decidir o motivo da organização do evento. Uma vez definidos o significado e objetivo do evento e para o que queremos realizar, nesta primeira fase devemos ter em conta as seguintes ações:
Local e hora:
Os eventos em espaços exteriores têm um ar mais informal do que qualquer outro evento que ocorre em um espaço interior (sala, sala de reuniões, centro de congressos, teatro, etc…) O protocolo aplicado a cada evento será diferente. Por outro lado, no que diz respeito à hora, é importante manter a pontualidade inicial e do encerramento do evento, assim como, a pontualidade do programa durante o dia do evento.
Infraestrutura:
É importante não negligenciar todos os detalhes, como tal não devemos esquecer-nos de fazer uma lista de todo o material necessário (áudio, som, vídeo, atril, folhetos, apresentações, etc…) para realizar o evento e impedir-nos de esquecer algo no dia do evento. Devemos ter tudo pedido e pronto antes do grande dia.
Programa:
Antes do evento, é importante projetar e planear a programação do evento. Faça um programa com todas as pessoas que falarão e o tempo de intervenção de cada um. Recomenda-se que a intervenção de cada orador não exceda uma hora para não perder o interesse público. Por outro lado, e para evitar conflitos entre os oradores do evento, é importante que todos tenham a mesma duração para as suas intervenções.
Convidados:
É importante conhecer o público que vai assistir ao evento e o número de convidados. Se é um evento particular com poucos convidados, cerca de 20 pessoas ou menos, não é necessário fazer o convite com muito tempo ou enviar um convite formal. Para eventos mais formais e profissionais com mais de 20 convidados, é importante formular um convite oficial em papel e enviá-lo com muita antecedência.
Protocolo durante o evento.
O dia do evento é o mais importante. Como este dia se vai desenrolar marcará o sucesso ou não do evento. Como tal, para garantir que tudo corra bem durante o dia do evento, é importante não negligenciar os seguintes detalhes:
Anfitrião:
O responsável pela realização e organização do evento será a figura principal durante o evento. Como tal, o protocolo determina que o anfitrião deve receber cada um dos convidados à chegada, bem como dizer adeus a cada um quando o evento terminar.
Receção dos convidados:
Os convidados devem chegar cerca de 30 min a 1 hora antes do início do evento/cerimónia. Isto permite recebê-los e levá-los ao seu lugar onde o material necessário será entregue para acompanhar o desenvolvimento do evento.
Refeições:
Se o evento inclui uma refeição ou jantar, há duas formas de distribuir as mesas de acordo com o protocolo. Por um lado, o anfitrião senta-se à cabeceira da mesa (método inglês) ou, por outro, o anfitrião senta-se no centro da mesa (método francês). Os outros convidados sentar-se-ão de acordo com a sua posição ou cargo. Se quiser saber mais sobre a distribuição das mesas, aconselho a ler este artigo.
Protocolo pós-evento.
O trabalho de um organizador de eventos não termina com o final do evento. Nos dias seguintes ao final do evento é importante cuidar das seguintes funções:
Inquérito:
Realizar um levantamento com os convidados para saber se o evento foi satisfatório para os participantes/convidados ou não e entender se os objetivos impostos foram alcançados.
Conclusões:
Faça um dossiê com as conclusões do evento e envie a todos os participantes.
Agradecimentos:
Envie uma nota de agradecimento a cada convidado pela sua presença e participação no evento.
Como podemos compreender, o protocolo está sempre presente no planeamento e organização de um evento. Seja um evento informal, pessoal ou um evento formal mais profissional.
As regras e procedimentos da organização de cada evento não devem ser negligenciados. Em MATERIA EFIMERA podemos ajudá-lo a organizar o seu evento. Contacte-nos por telefone ou escrevendo um e-mail. Teremos todo o gosto em ajudá-lo.
