Como organizar um evento com sucesso

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Passo a passo, conselhos para organizar um evento com sucesso.

Como vimos nas publicações anteriores, existem vários tipos de eventos, as empresas geralmente organizam um evento para gerir e destacar eventos como: o lançamento de um produto com os seus clientes, um pequeno-almoço corporativo com a presença de um jornalista, uma festa de fim de ano com os seus colaboradores, a promoção da abertura de uma nova marca, etc…

No post de hoje queremos falar-lhe sobre o planeamento e recomendações para a organização de um evento e como deve promover o seu evento de forma a aproveitar ao máximo e torná-lo um sucesso.

Quando se trata de organizar um evento pense de forma diferente, seja criativo. Você deve marcar a diferença, porque lembre-se que a maioria do seu público terá assistido a dezenas de eventos e você deve destacar o seu evento, torná-lo inesquecível.

Importante, se não tiver experiência ou know-how para organizar o seu próprio evento, contrate um profissional ou uma empresa que desenvolva todos os pontos que acompanham a organização e o planeamento de um evento.

Nós podemos ajudá-lo.

Para organizar um evento com sucesso, siga estas três etapas:

1| PRÉ-PRODUÇÃO OU PRÉ-EVENTO

Nesta fase trata-se do planeamento e preparação.

Nesta primeira fase trabalhamos vários aspetos, como, o briefing do evento, o objetivo do evento, a data, a hora e local do evento, a lista de fornecedores com quem vamos trabalhar, definimos o orçamento do evento e a lista dos assistentes.

Briefing do evento

Esta é uma medida comum a todos os eventos.

Antes de iniciar qualquer planeamento, é importante desenvolver o briefing do evento.

Aqui deve definir os objetivos, orçamento, público-alvo, número de participantes, o local do evento, a data e hora do evento, o programa do evento e as características do tipo de evento a realizar (se é uma conferência, uma feira, um congresso, uma exposição, etc.)

Um bom briefing é o instrumento para uma boa gestão e dará a ideia do que o cliente quer.

Estabeleça metas e métodos claros para medir o sucesso e o retorno do investimento.

Talvez esteja interessado em saber como se desenvolve um bom briefing?

Neste link pode aprender mais: https://materiaefimera.com/consejos/brief-o-briefing-de-stands/2020/

Objetivos do evento

É muito importante saber quais os objetivos que se esperam alcançar uma vez realizado o evento, qual é a sua filosofia e a mensagem que pretende transmitir aos participantes.

É preciso ter objetivos claros e muito bem definidos.

Por isso, certifique-se de que a produção do evento é consistente com o objetivo final, é importante ter um encontro com todas as partes envolvidas para que possa transmitir-nos as suas expectativas.

Local e data do evento

É um ponto importante quando se considera organizar um evento.

Na escolha de um local, deve-se ter em conta uma série de aspetos, tais como normas de funcionamento do espaço, acesso dos participantes e veículos, disponibilidade de materiais de produção, dimensões, capacidade de armazenamento, etc.

Quanto à data, os dias úteis mais favoráveis são as quartas-feiras e as quintas-feiras. Importante que não coincida com nenhum dia especial: um feriado, ou um jogo de futebol, uma final de uma competição, etc…

Orçamento

Outro ponto para organizar um evento com sucesso. Trata-se do orçamento, este deve ser bem detalhado e a sua estimativa inicial deve ser o mais próxima possível do balanço final.

Antes de preparar o orçamento é aconselhável fazer uma lista de todos os serviços que serão necessários para a organização do evento: arrendamento do espaço, audiovisuais, som, iluminação, catering, pessoal, material de registo, decoração, gráfica, material promocional, equipamento de montagem, etc…

O orçamento deve ser o mais rigoroso possível e, assim, evitar surpresas e despesas adicionais no final do evento, neste momento é importante deixar uma margem orçamental para fazer frente a alguns acontecimentos imprevistos.

Assistentes

Os participantes são a chave principal para o sucesso do evento.

É muito importante definir bem quem convidará para o evento e o número de participantes que você quer ter no seu evento.

Precisa de conhecer o seu público e adaptar-lhes a mensagem do evento.

Em regra, as pessoas que assistem ao seu evento são seus clientes, por isso deve conhecê-los bem e proporcionar-lhes uma experiência memorável.

Também deve tentar que os participantes socializem e interajam uns com os outros.

Promoção do evento

Quando se trata de organizar com sucesso um evento, a Internet é a ferramenta de marketing mais poderosa à sua disposição.

Certifique-se de que tem um site atrativo e informativo sobre o evento.

Aproveite o poder das redes sociais para promover o evento antes de ser realizado e depois de realizado.

Faça campanhas nas redes sociais como Facebook, Instagram ou Linkedin.

Crie um hastag associado ao seu evento que seja tendência de um tema de forma a promover o evento antes, durante e depois.

Você deve fazer uso dos meios de comunicação e também visitar os seus patrocinadores

2| DESENVOLVIMENTO DO EVENTO OU DIA DO EVENTO

Esta fase corresponde à produção.

Nesta fase realizamos a montagem do evento e a realização do dia do evento.

A montagem do evento é realizada junto com os fornecedores contratados, se prepara um plano de trabalho e são realizados vários ensaios para garantir que tudo esteja pronto para o dia D.

Montagem do evento

Igualmente importante para organizar um evento com sucesso. Deve monitorizar cada minuto da montagem do evento. Prepare um plano de trabalho e tenha à mão a lista de fornecedores e o seu principal contacto no caso de necessitar de contatá-lo.

Reveja todos os serviços com a pessoa responsável por cada serviço e faça provas de som, iluminação, catering, etc…

Faça um programa para cada momento e atividade do evento.

Prepara um plano B para todas as situações que possam correr mal.

Execução do evento

Outro ponto para organizar um evento com sucesso, o mais importante é a coordenação de todos os agentes envolvidos durante a execução do evento.

Chegou o momento de implementar tudo o que foi realizado durante a pré-produção do evento.

Tente desfrutar do seu evento e dos participantes, nunca esquecendo as responsabilidades que vêm com a organização do dia.

Faça vídeos durante o evento, entrevistas com expositores e participantes. Podem então ser publicados no site do evento, nas redes sociais, de forma a mostrar o que aconteceu durante o evento a todas as pessoas que não puderam assistir ao evento.

Isto também serve de promoção para a próxima edição do evento.

3| PÓS-PRODUÇÃO OU PÓS-EVENTO

Esta fase corresponde à desmontagem e onde são analisados os resultados obtidos.

Desmontagem

Tal como na fase de montagem, deve ser efetuado um acompanhamento de toda a desmontagem. Certifique-se de que o espaço é entregue como estava.

Também garanta que nada seja esquecido no espaço do evento e assim evitar futuros inconvenientes.

Avaliação dos resultados

A melhor ferramenta para medir o resultado do evento e o retorno esperado do investimento é enviar um inquérito a todos os participantes solicitando a sua opinião e feedback sobre o evento.

Tendo em conta que vivemos num mundo tecnológico, é mais rápido e barato fazer um pequeno inquérito online.

Agradecimentos

Essencial não negligenciar ou esquecer este ponto.

Deve enviar um e-mail a cada participante, patrocinador e fornecedor agradecendo a sua presença e participação no evento. Sem eles, o evento não seria possível.

Por regra, juntamente com o e-mail de agradecimento, são anexadas fotos ou um vídeo do evento.

Espero que tenha gostado desta publicação sobre como organizar um evento com sucesso e que o ajude no seu próximo evento.

Em MATERIA EFIMERA,podemos ajudá-lo com o seu evento. Escreva-nos e diga-nos o que necessita.

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